Effektiv Kommunizieren - Auch in Zeiten von Onlinekonferenzen

Effektiv Kommunizieren - Auch in Zeiten von Onlinekonferenzen


Wenn das eigene Team nicht im gleichen Raum sein kann und die Kommunikation überwiegend online stattfindend, muss sich Gedanken darum gemacht werden wie kommuniziert wird. Manchmal scheint das Ganze nicht so zu funktionieren wie es soll.

Wir haben für Sie sieben Anzeichen zusammengefasst, an denen sich erkennen lässt, dass Ihr Team nicht effizient kommuniziert.

1. Ihr Team hat zu viele Treffen
Zu viele Onlinemeetings scheinen auf den ersten Blick nicht nach etwas, das kontraproduktiv ist. Denn viel Zeit vor dem Bildschirm bedeutet doch, das viel kommuniziert wird, oder?

Manchmal kann dies tatsächlich ein Anzeichen für schlechte Kommunikation sein. Es bedeutet, dass immer wieder Unklarheiten aufkommen. Ein Treffen pro Woche sollte normalerweise ausreichen. Tatsächlich lassen sich viele Informationen auch kompakt als Mail zusammenfassen. Wenn dies nicht geht, dann gilt: je kürzer die Besprechung, desto besser.

2. Teammitglieder leisten während Onlinebesprechungen keine Beiträge.
Es ist wirklich frustrierend: Sie sitzen in einer Besprechung und alle Teammitglieder sind anwesend. Aber nur wenige beteiligen sich. Einige ergreifen das Wort, andere hört man gar nicht.
Es kann sein, dass sich einige im Team nicht wohlfühlen, wenn sie reden oder konstant von anderen Mitgliedern unterbrochen werden. Einige sind auch introvertierter. Es ist gut, solche Dinge im Hinterkopf zu behalten und einen Weg zu finden, jeden nach seiner Meinung zu fragen. Dazu kann zum Beispiel eine Antwortrunde eingeführt werden, in der jeder seinen Beitrag leisten kann, ohne unterbrochen zu werden.

3. Ihr Team arbeitet nicht zusammen
Sie gehen nicht aufeinander zu und sprechen sich auch nicht ab.
Hat ihr Team die richtigen Werkzeuge zur Verfügung? Oft fehlt es an einem Tool, das online von allen genutzt werden kann und zusammengearbeitet werden. Im Internet gibt es dafür Anwendungen zu Hauf, zum Beispiel Trello oder Stackfield. Letzterer wird sogar von Banken und Versicherungen genutzt. Sämtliche Daten werden hier verschlüsselt. Das macht Stackfield besonders sicher.

4. E-Mails sind übermäßig kompliziert
E-Mails sollten immer einfach, klar und spezifisch sein. Für eine effektive Kommunikation ist es wichtig zu wissen, über welchen Weg Sie Ihre Nachricht übermitteln. Manchmal funktioniert es in einer E-Mail, manchmal erfordert es eine Besprechung. Wenn Sie abwägen welches Mittel am besten geeignet ist, dann können auch wichtige Informationen besser kommuniziert werden. Besprechungen mit vielen Infos oder Zahlen sind wahrscheinlich aufgeschrieben als Mail besser, während kreative Besprechungen viele Menschen an einem Ort benötigen, um Ideen zu sammeln.

5. Es gibt keine Struktur in Besprechungen
Besprechungen sollten so organisiert und strukturiert sein, dass sie produktiv sind. Egal wie lange eine Sitzung dauert, es sollte immer im Voraus klar sein, was Sie besprechen möchten. Bei größeren Meetings kann es auch gut sein, den Teammitgliedern die Tagesordnung zur besseren Vorbereitung zuzusenden. Bei regelmäßigen Treffen ist eine aufgeschriebene Struktur nicht unbedingt notwendig. Sie sollten aber zuvor deutlich klarmachen, was das Ziel des Treffens ist und was die Erwartungen sind.

6. Sie erledigen die Arbeit der Teammitglieder
Wenn Sie eine verantwortliche Position besetzten, dann kann es manchmal vorkommen, dass Sie am Ende die Arbeit Ihres Teams teilweise miterledigen. Aufträge kommen unfertig zu Ihnen, sind voller Fehler oder Sie müssen am Ende alles selbst noch einmal machen, weil die Arbeit nicht effektiv ausgeführt wurde. Der Grund dahinter ist oft, dass das Team an einigen Stellen nicht weiß, was zu tun ist. Wenn ein Teammitglied von oben eine Anweisung bekommt und dies nicht vollständig oder zumindest nahe den Erwartungen ausgeführt wurde, dann liegt dies in den wenigsten Fällen an den Mitarbeitern, sondern an der Kommunikation zwischen den einzelnen Personen. Wenn Sie als Unternehmensführer feststellen, dass ein Teammitglied in seiner Arbeit viele Korrekturen benötigt oder Anforderungen nicht vollständig erfüllt, dann sollten die Ziele des Auftrags noch einmal ganz klar und deutlich formuliert werden.

7. Aufgaben werden nicht erledigt
Hatten Sie schon einmal einen Auftrag, der einfach durch Ihre Planung durchgefallen ist? Irgendwann haben Sie festgelegt, dass diese oder jene Sache erledigt werden muss, aber am Ende fehlt dieser Auftrag immer noch. Dies kann passieren, wenn nicht effektiv kommuniziert wurde. Vielleicht fehlen die richtigen Tools dazu. Ein Projektmanagement-Tool kann zum Beispiel helfen, die Aufgaben jedes einzelnen Mitglieds mit Deadlines zu notieren. So weiß jeder zu jeder Zeit, was er zu tun hat und auch, was andere Teammitglieder übernehmen.

 

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