Ab 2025 verpflichtend: Das müssen Sie jetzt über E-Rechnungen wissen

Ab dem 1. Januar 2025 wird die E-Rechnung in Deutschland Pflicht für Unternehmen, Selbstständige und Freiberufler im B2B- und Behördenkontakt (B2G). Papier- oder einfache PDF-Rechnungen sind dann nur noch möglich, wenn der Empfänger ausdrücklich zustimmt. Bis 2028 sollen alle nicht-digitalen Formate schrittweise auslaufen, und die E-Rechnung wird für den Vorsteuerabzug notwendig.

E-Rechnungen sind vollständig digital, maschinenlesbar und basieren auf XML-Standards wie XRechnung oder ZUGFeRD. Unternehmen müssen bis 2025 in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Dafür sind passende Softwarelösungen nötig, die nicht nur anzeigen, sondern auch validieren und archivieren können. Besonders für kleinere Betriebe gibt es kostengünstige Tools wie „Wiso Mein Büro Free“ oder „Accountable“, die den Umstieg erleichtern.

Die Umstellung bringt langfristig Vorteile: weniger Papierverbrauch, geringerer Aufwand, weniger Fehler und vereinfachte Steuerprozesse. Gerade in wirtschaftlich schwierigen Zeiten kann die Automatisierung von Rechnungsprozessen Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit steigern. Unternehmen, die früh investieren, profitieren nicht nur von den neuen Anforderungen, sondern auch von optimierten Abläufen und einer stärkeren Position im Markt.

In wirtschaftlich schwierigen Zeiten erscheint die Umstellung auf E-Rechnungen zunächst wie eine zusätzliche Belastung – sie erfordert Investitionen in Software und möglicherweise Schulungen. Gleichzeitig bietet die Digitalisierung von Rechnungsprozessen eine große Chance, Kosten zu senken und effizienter zu arbeiten. Durch die Automatisierung können Unternehmen Verwaltungsaufwand reduzieren, Fehler vermeiden und schneller auf Kundenanfragen reagieren.

Diese Effizienzgewinne sind besonders in Krisenzeiten entscheidend, wenn jedes Unternehmen gezwungen ist, seine Wettbewerbsfähigkeit zu stärken. Wer frühzeitig auf E-Rechnungen umstellt, spart langfristig Ressourcen und kann sich durch optimierte Prozesse und Digitalisierung besser gegen wirtschaftliche Unsicherheiten wappnen. So wird die Pflicht zur E-Rechnung nicht nur zur Herausforderung, sondern auch zur Chance, gestärkt aus der Flaute hervorzugehen.

Zusammenfassung

Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen, Selbstständigen und Freiberufler in Deutschland E-Rechnungen nutzen, wenn sie im B2B-Bereich oder mit Behörden (B2G) zusammenarbeiten. Bis 2028 ersetzen E-Rechnungen schrittweise Papier- und einfache PDF-Rechnungen.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine komplett digitale Rechnung, die automatisiert verarbeitet werden kann.

Zwei wichtige Formate:

XRechnung: Standard für Behörden und öffentliche Auftraggeber.
ZUGFeRD: Ein lesbares PDF kombiniert mit maschinenlesbaren XML-Daten, besonders im B2B-Bereich beliebt.

Zeitplan und Verpflichtungen

2025: Alle müssen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können.
2027: Papierrechnungen nur noch bei Umsätzen unter 800.000 € erlaubt.
2028: Nur noch E-Rechnungen gültig, Vorsteuerabzug nur mit validierten E-Rechnungen.

Softwarelösungen

Es gibt zahlreiche einfache und erschwingliche Möglichkeiten, die Umstellung zu meistern:

Kostenlose Optionen: Wiso Mein Büro Free, Accountable, Quba-E-Rechnungs-Viewer.
Günstige Cloud-Lösungen: SevDesk, Lexoffice, Datev, Papierkram.