Den Arbeitsalltag effektiv strukturieren
Sie kennen dieses Gefühl sicherlich nur zu gut: der Tag ist vorbei, und schon wieder haben Sie nicht das geschafft, was Sie sich eigentlich vorgenommen hat. Die Aufgaben wachsen Ihnen scheinbar über den Kopf. Alles scheint wichtig und gleichzeitig geht es mit den wirklich wichtigen Dingen nicht voran. Dann hören Sie an anderer Stelle, dass Sie Ihre Arbeitszeit doch sinnvoll nutzen müssten, sich auf das Wichtige konzentrieren müssen, um erfolgreich zu sein. Doch das ist leider einfacher gesagt als getan. Immerhin ist Zeit auch Geld, wie man so schön sagt. Doch wie schaffen Sie es, effektiv Prioritäten zu setzen und an den Dingen zu arbeiten, die wirklich die Zukunft Ihres Unternehmens sichern?
Das Dilemma im Arbeitsalltag
Viele Unternehmer stecken viel Kraft und Zeit darin, alltägliche Aufgaben zu erledigen. Rund 40% aller Unternehmen besitzen keine langfristige und nachhaltige Jahresplanung. Somit finden sich viele Unternehmer im gleichen Teufelskreis wieder: Jeden Tag wird um das Überleben der Firma gekämpft, aber eine Weiterentwicklung findet nicht oder nur sehr langsam statt. Gleichzeitig arbeiten genau diese Unternehmer viel mehr und länger, als sie eigentlich wollen – ohne dabei wirklich etwas zu erreichen.
Arbeit im Unternehmen effektiv planen – Mit dem Pareto-Prinzip und der Eisenhower Methode
Das Pareto-Prinzip hilft Ihnen dabei, sich im Alltag besser zu organisieren. Erfunden hat das nach ihm benannte Prinzip der Italiener Vilfredo Pareto, der herausfand, dass sich in der Wirtschaft oft ein Verhältnis aus 80:20 finden lässt. Demnach sind nur 20% der Aufgaben bereits für 80% des Erfolgs verantwortlich. Die restlichen 80% der Aufgaben sind also Dinge, die getan werden müssen, aber Ihr Unternehmen nicht in dem Maße voran bringen. Sie verzetteln sich schnell mit diesen und verbringen viel mehr Zeit als gewollt damit. Doch wie können Sie herausfinden, welche dieser Aufgaben wichtig sind und zum Erfolg beitragen? Hier kommt die sogenannte Eisenhower Methode ins Spiel.
Mit der Eisenhower-Matrix behalten Sie immer den Überblick, auch wenn Ihnen viele Aufgaben gleichzeitig im Kopf hängen. Entwickelt wurde die Methode angeblich von dem ehemaligen Präsidenten Dwight D. Eisenhower. Dieser unterschied seine Aufgaben vor allem nach ihrer Wichtigkeit und gleichzeitig nach ihrer Dringlichkeit.
Dabei werden die Aufgaben wie folgt eingeteilt:
1. Aufgaben die sowohl wichtig als auch dringend sind, werden SOFORT erledigt
Zum Beispiel akute Probleme, Notfälle, wütende Kunden, Kunden die auf Vertragsabschluss warten, wichtige Telefonate oder E-Mails die keinen Tag länger warten können, Aufgaben mit klaren Deadlines, Deadlines auf die bei Nichtbeachtung Strafen folgen
2. Aufgaben, die wichtig, aber nicht dringend sind werden für die kommenden Wochen FEST geplant, es wird ein fester Termin dafür angelegt
Zum Beispiel Beratungstermine, andere Telefonate oder E-Mails, die ein paar Tage warten können, Mitarbeiterbesprechungen, die nicht akut sind, Kundenfeedback bearbeiten, Planung neuer Projekte, Produkte und dazugehörige Forschung, Aufgaben ohne Deadline, die aber wichtig für das Unternehmen sind, Automatierungsprozesse erarbeiten
3. Aufgaben die dringend sind, aber nicht wichtig sind werden delegiert
Zum Beispiel Aufgaben, die nicht in Ihren Aufgabenbereich fallen oder keine besonderen Fähigkeiten erfordern, Termine planen, Bilder bearbeiten, Präsentationen aufhübschen, Korrekturen, Daten sammeln oder eingeben, Hotels buchen, Kunden anrufen, bei denen keine hohe Erfolgsaussicht auf einen Vertragsabschluss besteht, Rückfragen und Informationen einholen, die nicht unmittelbar nötig sind
4. Aufgaben, die weder dringend noch wichtig sind, werden nicht beachtet.
Es steht Ihnen frei, diese später in die Matrix aufzunehmen, aber diese Aufgaben sollen aus dem Arbeitsalltag vorerst entfernt werden.
Zum Beispiel Arbeiten, die Sie irgendwann irgendwo mal in Ihr Unternehmen einbinden möchten, aber die nicht mit dem Fortschritt Ihres Unternehmens in Verbindung stehen.
